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《企业数字档案馆(室)建设指南》的特别之处
作者:管理员    发布于:2024-01-28 19:23    文字:【】【】【

  昨天,国家档案局官网上发布了《企业集团数字档案馆(室)建设第一批试点单位名单》的通知,确定北京市燃气集团有限责任公司等61家企业集团为企业集团数字档案馆(室)建设第一批试点单位。

  而近期也有读者反馈过需求:希望能够对比一下《数字档案馆建设指南》(档办[2010]116号)、《数字档案室建设指南》(档发[2014]4号)和《企业数字档案馆(室)建设指南》(档办发[2017]2号)三个文件的区别,从中找出《企业数字档案馆(室)建设指南》(以下简称“《指南》”)针对企业的特别之处。

  看到通知之后,笔者连夜赶工第一时间完成了这篇文章,为广大对企业数字档案馆(室)建设感兴趣的读者提供参考。好在笔者曾经有幸参与了《数字档案馆建设指南》的制定工作,后面两个文件也通读过多遍,也算是驾轻就熟,但毕竟时间匆忙,难免存在不当之处,恳请大家见谅。

  《企业数字档案馆(室)建设指南》是2017年9月正式发布的,读者查阅了一下这个指南的编制说明,其中关于“企业特色”是这样写的:

  与现行有关数字档案馆、数字档案室建设指南相比,《指南》体现了企业特色,主要表现在以下方面:

  1► 将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一。由于企业档案管理体制机制大量存在馆室合一的情况,《指南》将数字档案馆和数字档案室建设要求合二为一,更加符合当前企业档案工作实际。

  2► 在档案管理系统功能上突出了企业需求,增加了如科技文件材料管理等可选的功能需求,以满足部分企业档案部门承担科技文件材料管理职能的实际需求。

  3►在档案资源建设上突出了企业特点,按企业档案分类列出了档案数字化的范围,可操作性更强。

  4► 突出了电子文件归档管理,按企业信息系统类型详细列出了电子文件的归档范围。

  5► 在安全保密体系建设上更加细化,按照安全保密体系的层次架构,列出了安全保密体系建设的重点内容。

  首先是文档结构,《指南》包括9部分内容,分别是:1概念与基本特征、2建设目标与原则、3基础设施建设、4电子档案管理系统建设、5数字档案资源建设、6制度规范建设、7安全保密体系建设、8经费与人才保障、9建设步骤。

  看起来似乎比《数字档案馆建设指南》的5部分和《数字档案室建设指南》的6部分多出不少,实际上大同小异。其中“9建设步骤”是《指南》特有的,但实事求是的讲,其中的内容除了9.3包含了部分档案信息化建设的特色内容之外,其余和一般的信息化系统建设并没有多少差异(这部分内容我们后续不作分析)。另外,6,7,8三部分内容在《数字档案馆建设指南》和《数字档案室建设指南》中都属于“保障体系建设”,但在内容上有扩展,比后两者更为详尽。

  为了描述方便,我们可以进一步把《指南》的前8部分内容分成两大部分:即总体要求(1,2)和建设内容(3基础设施建设,4管理系统建设,5资源建设,678保障体系建设)。这样就能和《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》基本对应起来了,从中可以找出《指南》的特别之处。

  《指南》规定:企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录,是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。企业档案工作是企业基础性工作,在保障企业生产、经营和管理活动持续开展、资产保值增值和记录企业历史等方面具有重要地位和作用。企业档案作为有形资产的凭证,表明了企业档案内容具有资产价值,如房产证明;作为无形资产的组成要素,表明其外延属于资产组成部分,即作为无形资产同样具有资产价值。企业档案工作管理对象为企业档案,其工作内容除了收、管、存、用等,还包括助力资产保值、增值,即通过企业档案工作可将企业档案等资产转化为经济效益,获得经济利益回报。

  其中指出:企业数字档案馆(室)利用知识管理、大数据等理念和技术,创新档案利用方式和方法,对档案信息进行深层次加工和知识化组织,以档案利用需求为导向,有针对性地主动为企业提供全方位、多层次的个性化档案信息和决策支持服务。这和另外两个指南相比进一步凸显了“知识管理”在企业档案管理中的重要性,从数据到信息到知识的发展脉络非常清晰,并且强调档案知识服务的主动性。

  其中指出:企业数字档案馆(室)建设应围绕企业研发、生产、经营、管理等企业中心工作,优先建设重要档案资源。档案资源数字化应以需求为导向,对利用频繁、形成年代相对较早、价值珍贵的档案应优先进行数字化。网络架构应有利于档案信息资源的共享利用,电子档案、档案数字化复制件存储格式的选取应符合长期保存需要,便于利用,电子档案管理系统功能实现、界面等应尽可能符合用户操作习惯。这其中不管是数字化的优先级、网络架构建设、存储格式选择还是档案管理系统开发都要求围绕企业中心工作,坚持“需求导向”,将“利用服务”放在优先位置。这显然也具有明显的企业特色,这方面的要求比另外两个指南更高。

  “4.3保存功能”中明确提出了“电子档案存储格式转换与信息组织”的要求:支持电子档案存储格式的转换,将存入系统的电子档案转换为符合长期保存要求的存储格式。“电子档案长期保存”的要求:应支持采用迁移、仿真、封装、检测等方式保障数字档案信息的长期保管;能对非通用格式电子档案阅读所需要的原始软硬件在系统中进行标识。“介质管理”的要求:支持对存放电子档案存储介质的统一管理,系统管理员可根据介质保管的实际需求为相应电子档案设置相应的存储介质。具有介质预警功能,当剩余容量达到设定阈值时,通知系统管理员。

  这是让笔者比较意外的,一般而言,企业比较重视利用功能这是可以想见的,但保存功能肯定不如综合档案馆、机关档案室重视。但在《指南》中用比较大的篇幅对电子档案的保存功能提出了明确要求,甚至比另外两个指南都要详细得多,这可能是起草者认为保存功能是企业档案管理系统建设中的薄弱环节,所以才特别强调,以要求企业在档案管理系统建设中补齐短板。

  其中指出:可根据需要开发知识管理功能,支持档案信息的知识标签、知识地图、档案信息深层次加工、档案信息主动推送等。企业一贯重视知识管理和知识服务,这里不再赘述。

  其中指出:有条件的单位可设置智能库房管理功能,根据现实库房虚拟出档案所在库房、区域及档案柜架的列、节、层、排位等,实现对实体档案所在库房位置的管理;电子档案管理系统支持与智能密集架、PDA设备、条码枪、电子标签等硬件设备的集成,实现实体档案的快速定位、出库、入库、盘点等操作;支持与温湿度监控设备的集成,实现档案库房的温湿度智能调控。其中提到了“虚拟库房”、“电子标签”、“智能调控”等较为先进的技术应用要求,当然这和企业信息化的发展阶段有关,属于可选亮点功能。

  《指南》详尽列举了7 类企业传统载体档案数字化的方法,包括管理类档案、产品和业务类档案、科研档案、基本建设档案、设备仪器档案、会计档案、职工档案等,为企业建设数字档案馆提供了较为全面的参考性建议,为企业解决各主要业务传统载体档案的数字化问题上提供了具有实用性和针对性的方法。

  其中指出:归档范围应包括各业务活动中形成的各种结构化和非结构化数据,以独立文档形式存储的具有保存价值的信息记录,包括办公自动化系统、产品或业务系统、财务会计管理信息系统、人力资源管理信息系统、门户网站、微博、微信、公务邮件系统及本企业其他职能活动业务系统中形成的电子文件,以及从外部接收的电子文件,甚至云计算服务中产生的电子文件。并且要求“完成办公自动化系统形成的电子文件归档并实现至少一个核心业务系统电子文件归档”。

  其中标准规范建设要求:应参考国家相关标准规范并结合本企业实际,形成本企业基于数字档案馆(室)的电子档案收、管、存、用等方面的标准规范体系及实施要求,包括但不限于以下内容:企业传统载体档案数字化标准规范建设、电子文件归档标准规范建设、档案分类规范建设、各类档案管理及业务流程规范建设、档案利用标准规范建设、安全与保密管理系列规范建设。不过这方面笔者认为可能对于企业而言要求过高了,一般的企业自身是没有能力去制定符合自身特点的标准规范的,只能以参考国家相关标准规范为主,如果一定要落实这项要求那可以考虑委托第三方专业档案咨询公司来完成。

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