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干货分享丨3分钟带你理清企业档案!
作者:管理员    发布于:2023-12-13 04:25    文字:【】【】【

  企业档案工作是企业知识资产和信息资源的重要组成部分,了解一些企业档案的相关内容,有助于大家更好地利用企业档案资源。参照《企业档案管理规定》和《企业档案工作规范》,小编整理出了部分以下关于企业档案的知识点,接下来请大家跟随小编一起了解关于企业档案的那些事儿吧~

  企业档案工作是企业研发、生产、经营和管理活动的基础性管理工作,企业应维护档案的完整、准确,系统与安全,具体要做好三个方面工作:

  企业档案工作的组织体系,包括企业分管领导;各职能或承办部门、项目工作部门负责人;档案部门的负责人;

  建立健全文件归档、档案保管、鉴定销毁、统计、利用、档案保密、电子档案管理、档案管理系统操作等制度;

  做到“三纳入”,即纳入企业领导工作议事日程,纳入企业规章制度及工作流程,纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。

  企业档案有五大作用。对企业科学决策具有参考作用,是保护企业合法权益的法律凭证,是企业发展成长的记录,是培训的生动教材,是企业各项管理工作综合效益的反映。

  人事档案分为履历、自传、考察考核鉴定、学历和专业评聘职务材料、政审材料、党团材料、表彰奖励活动、处分材料、工资职务任免材料、其他;

  经营管理工作、生产技术管理工作、行政管理工作、党群工作中形成的文件一般应在办理完毕后的第二年一季度归档;

  科研开发、项目建设文件应在其项目鉴定、竣工验收前归档,周期长的可分阶段、单项归档;产品生产及服务业务应定期或按阶段归档;

  产权产籍、质量认证、资质信用、合同协议、知识产权等文件应随时归档;外购设备仪器或引进项目的文件应在开箱验收或接收后即时登记归档;

  会计核算专业材料应在会计年度终了后由会计部门整理归档,保管一年后向档案部门移交;

  电子文件逻辑归档宜定时进行,物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致;

  磁带、照片及底片、胶片、实物等载体形式的文件应在工作结束后及时归档,或与相应内容的纸质载体归档时间一致;

  更新、补充的文件,企业内部机构变动和干部职工调动、离岗时应清退的文件,企业资产与产权变动过程中形成的文件,其他活动中形成的文件等,应随时归档。

  归档文件应为原件。一般一式一份,重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数;

  文件形成部门整理完毕后,应填写《文件材料清单》(附移交清册)与应归档文件材料,一并移交企业档案部门,经双方清点后签字确认。

  企业档案部门应按各门类载体档案编制要求,统一整理归档,并采取有效措施进行安全管理。档案安全管理要注意的原则如下:

  库房“八防”原则,防火,防盗,防光,防有害生物,防潮,防尘,防高温,防污染;

  “三配备”原则,配备相应的档案装具,档案柜架或密集架、档案盒;配备对应的档案技术设备(电脑、服务器、扫描仪、装订机、打印机、复印机、照相机、摄像机等);配备相应的档案保护设备(灭火器材、防光窗帘、防盗门窗、除湿机、温湿度计、除尘器等)。

  企业档案部门应按照查阅利用制度,借助信息化手段做好档案利用工作,并做好查阅登记和利用效果反馈记录。挖掘档案价值的方式有:

  专题材料:全宗指南、大事记、年鉴、组织沿革、产品性能比较、科研成果简介、工程项目简介、设备更新换代、市场变化等;

  明确目标原则,健全规章制度,建立实用系统,完善电子文件归档,强化安全保管,做好传统载体数字化,注重全网服务,重要文件异质异地备份。

  征稿栏目有“数字之窗”、“档务科技”、“档论经纬”、“数字档校”,及档案从业者的故事等,入选即得豪礼、发布即付稿费,欢迎各位踊跃投稿。投稿邮箱:

  来稿内容须为原创、紧扣主题,邮件题目栏按“时间-姓名-《文章名》-(栏目投稿)”式样注明,正文标明联系方式,不得抄袭、一稿多投,若五日后无反馈,可自行处理。(查阅征稿详情)

标签: 密集档案柜
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